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格安が正解?バーチャルオフィスの選び方【損しない7つのポイント】

物理的なオフィスを持たず、住所のみ借りられるサービス「バーチャルオフィス」の利用は、独立や起業、ビジネスの固定費削減を考えるとき候補となる選択肢です。

特に以下のような想いを抱いている人には、ぜひバーチャルオフィスの利用をご検討いただきたいところです。

  • ビジネス目的で自宅の住所を公開したくない
  • テレワークに切り替えてオフィスを解約したい

ビジネスのためとはいえ、自宅の住所を名刺やホームページで公開することに抵抗がある人は珍しくありません。この際「名刺やホームページでは自宅以外の住所を公開したい」と考える事業主にとって、バーチャルオフィスはもっともコストが安い選択肢です。

また、設立したばかりの法人がオフィスを借りる資金を抑えたいときや、テレワーク勤務への移行によりオフィスが不要になったときなど、経費削減や労働環境の見直しがきっかけとなりバーチャルオフィスを契約する方もいます。

「オフィスにかかる費用は抑えつつ、ビジネスに使える住所が欲しい」とお考えなら、ぜひ本記事で解説するサービスの選び方を参考にしてみてください。

バーチャルオフィスとその他のオフィスはどう違う?

通常の賃貸オフィスに代わる選択肢として、バーチャルオフィス以外にもレンタルオフィスやシェアオフィスの存在が挙げられます。それぞれの大まかな違いは以下の通りです。

オフィスの種類主なサービス概要
バーチャルオフィス物理的なオフィスを所有・賃貸せず、住所のみを借りられるサービス
レンタルオフィス個別のワークスペースを借り、会議室やコピー機などの設備を共有できるサービス
シェアオフィス作業環境が整ったワークスペースを複数の契約者と共有し、利用できるサービス

このうちバーチャルオフィスがもっとも安い傾向にあり、一般的には月額1万円に収まるケースがほとんどです。個人利用やオプションを絞っての法人利用であれば、月額5,000円未満で収まる場合も珍しくありません。

一方、レンタルオフィスやシェアオフィスは地域や設備により価格に差があります。

個別のワークスペースが割り当てられるレンタルオフィスの場合、都市部であれば月額5万~10万円ほどの価格設定が多い印象です。シェアオフィスの場合は1万~3万円程度と、レンタルオフィスよりやや価格は落ち着きます。

以上の理由から「できる限り費用を抑えたい場合」や「最低限のオフィス機能だけで十分な場合」にはバーチャルオフィスが有力候補となり、賃貸オフィスとバーチャルオフィスの中間を求める場合にはレンタルオフィス・シェアオフィスが候補となります。

バーチャルオフィスの選び方と7つの判断基準

バーチャルオフィスの選び方において、重要視すべきポイントは7つあります。

  • 住所
  • プラン料金
  • オプション
  • 契約に関する制限
  • 契約前の審査の有無
  • レンタルスペースの有無
  • 運営会社の評判や実績

それぞれのポイントで、どのような基準のもと判断すれば良いのか解説します。

住所は「住所が与える印象」と「距離」で決める

バーチャルオフィスを契約する主な目的は「住所を借りる」ことであり、実際に自宅から通う通常のオフィスとは異なります。

自宅と契約するバーチャルオフィスの物理的距離はあまり問題にならないため、各地域における一等地に分類される場所の住所を借りることが一般的です。一等地を住所として掲げている事業者の方が、取引先を安心させやすいと考えられるからです。

理屈で考えれば、どのような貸し住所でビジネスをしても事業の良し悪しには関係ないのですが、「立派な肩書き」が相手に安心感を与えるように「一等地の住所」も信頼感の演出につながります。

ただし、あまりに距離があると郵便物関連の連携が遅くなりますし、荷物を預けたり書類保管を委託したりする際に不便ですから、県をまたいでの契約には慎重になるべきです。

最低料金ではなく適切なプランの料金を見る

バーチャルオフィスを利用する方は「実際にオフィスを借りるより固定費を抑えて、その分の余力をビジネスに活かそう」という合理的な判断基準を持っている場合がほとんどです。そのため、契約するバーチャルオフィスを比較検討する際に、費用面を重視する傾向にあります。

このとき、サービスの最低料金に気をとられてしまい、希望条件に合致するグレードのプラン料金の比較を忘れてしまうケースがあるため注意してください。

たとえば「法人登記が可能なプラン」と「法人登記ができない個人専用のプラン」では、一般的に月額数千円の差があります。

サービスの特性上、契約後の返金は受け付けていないケースが多いため、法人登記不可から法人登記可のプランに切り替える場合、契約期間分の費用を損することになります。

オプションの種類と追加費用をチェック

バーチャルオフィスに求めるものが多いほど、契約プランに追加するオプションの数は増えます。そのため、契約プランの基本料金だけを見て比較するのではなく、利用する可能性が高いオプションを含めた料金で比較することをおすすめします。

弊社のサービスを例にすると、法人登記に利用できるライトプランの場合、郵便物転送や定款などの書類保管は無料オプションです。しかし、それらに「荷物預かり」のオプションを加えると月額1,100円、「WEBサイト制作」を加えると月額8,800円の追加費用がかかります。

上記のように求めるサービスの違いにより契約金額に差が出るため、そもそもどんなオプションが用意されているのか確認し、その金額まで確認しておくと契約後の後悔を避けられます。

契約に関する制限に要注意

バーチャルオフィスによっては「ギャンブル・アダルトサイトのビジネス住所への利用」や「金融関連事業のビジネスへの利用」など、特定のケースを禁止しているケースがあります。

利用規約に抵触する場合、審査に通ることはないため、あらかじめ規約を確認のうえ契約候補を検討してみてください。

また、バーチャルオフィスというサービスの歴史はまだ浅く、人によってサービス内容の認識に齟齬がある場面もよく見られるため、問い合わせの際には事前に規約等を確認することを推奨します。

基本的には「審査あり」のサービスを選ぶ

契約前に審査を設けているバーチャルオフィスと、審査を設けていないバーチャルオフィスがあります。昨今では「審査あり」が業界標準となっていますが、もし利用を検討している候補のなかに「審査なし」のサービスがある場合はご注意ください。

審査のないバーチャルオフィスは、事業内容や契約者に問題のある事業者であっても利用できるため、倫理観に欠ける契約者が犯罪活動に利用する可能性があります。

そのような契約者が利用するバーチャルオフィスを選んでしまうと、犯罪活動に手を染める事業者と同じ貸し住所を使うことになり、関係者と間違われるリスクが高まりかねません。

また「バーチャルオフィスなら簡単に借りれるだろう」と安易に考えてしまい、適当な書類を提出される方が稀にいらっしゃいます。

このような方により貸し住所を悪用する事案が1件でも発生すれば、同じ住所を共有する既存の利用者の皆さまへ悪影響を及ぼすため、弊社は一般的な審査より厳しい基準を設けております。

以上の考えから、弊社は「格安だから審査も簡単だろう」という方の契約を審査時点でお断りする方針ですので、安心してご利用いただけます。

事業内容に応じてレンタルスペースの取捨選択を

バーチャルオフィスによっては、会議室のレンタルを行っているケースがあります。使い道は多岐にわたりますが、主に取引先との打ち合わせや来客対応に使われます。

2020年以降、新型コロナウイルス感染症の流行により、打ち合わせや商談はオンラインで行う場面が増えていますが、業種業態の関係により場所が必要となるのであればレンタルスペースは役立つでしょう。

ただ、弊社のように「サービス施設を備えない代わりに基本料金を抑えている」というケースもあります。

貸し部屋を打ち合わせや商談に利用する予定がない、またはその都度別の場所を借りて利用するのであれば、レンタルスペースがないバーチャルオフィスでも良いでしょう。

運営会社の評判や実績

利用料金が格安であり、オプションが充実しているように見えても「実際に契約するとサービスの質が悪かった」という可能性は起こり得ます。

ですから、契約前に必ず運営会社の評判や実績を調べておいてください。

運営会社のホームページを確認することはもちろん、ネット検索で「運営会社名+評判」と調べて、ネガティブな口コミが目立たないか確認しましょう。

また事業を長く続けている運営会社ほど、突然倒産したり不祥事を起こしてサービス停止を招いたりする懸念が減ります。

なお、別の事業歴が長い企業がバーチャルオフィスに新規参入をしているケースもあるため、企業の信用度をチェックする際は「バーチャルオフィスサービスの運営期間」ではなく「サービスを提供する企業の総運営期間」を参照する形で問題ありません。

バーチャルオフィス選びは「格安」より「安心感」を

格安であることを前面に押し出しているサービスは数多くありますが、バーチャルオフィス選びでもっとも重要視していただきたい点は「安心して利用できるかどうか」です。

特に法人登記のためにバーチャルオフィスを利用する場合は、利用するサービスが気に入らないからといって気軽に契約先を変更できません。

利用するサービスが変われば、登記に使える住所も変わるからです。もし登記する住所が変更となる場合、本店移転登記と呼ばれる手続きが必要となり、登録免許税として3万~6万円を負担しなければなりません。

結果として「格安」を重視して選んだメリットが消えますし、住所移転日から2週間以内に登記申請をしなければならず、費用面以外にも負担が増えます。

費用面も重要ではありますが、まずは安心して利用できそうなバーチャルオフィスであるか否かを確認してみてください。

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