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住所のみ借りられるバーチャルオフィスのメリットとは?デメリットと注意点も解説!

実際にオフィスを借りるよりも少額で、ビジネス用の住所のみを借りられる「バーチャルオフィス」が注目を集めています。小さく起業したい事業者や、在宅ワークの比率を上げた事業者にとって、高いコストを負担して賃借するオフィスが最適解ではなくなってきたからです。

  • 自宅の住所を公開したくない
  • オフィスの「機能」だけ欲しい
  • 社会的信用のある住所を使いたい
  • 在宅ワークへの移行を考えている

今回は、特に上記に合致する事業者にとって有力な選択肢となる、バーチャルオフィスについて解説します。住所のみ借りられるバーチャルオフィスにどんな魅力があるのか、またどんな欠点や注意点があるのか見ていきましょう。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを構えることなく、一部のオフィス機能と住所のみを借りられるサービスです。バーチャルオフィスを契約することで利用できるオフィス機能の一例としては、以下が挙げられます。

  • 郵便物転送
  • 電話転送
  • FAX転送
  • 荷物預かり
  • 書類保管
  • 宅配便

上記に加えて住所の貸し出しを行っているケースが一般的です。ただし、弊社で提供している「WEBサイト制作」のように、基本サービスのほかに付加価値を用意しているバーチャルオフィスもあります。

似たサービスであるレンタルオフィスやシェアオフィスに比べ、バーチャルオフィスの方が安価で利用できる場合も多いため、特に固定費を抑えたい個人事業主やベンチャー企業にとって有用な選択肢となります。

バーチャルオフィスを利用するメリット

住所のみを借りられるバーチャルオフィスは、主に以下のメリットがあります。

  • 低コストでプライバシーを守れる
  • 現住所に関係なく信用を得られる
  • 最小限の費用でオフィス機能を手に入れられる
  • 感染症流行の防止に貢献できる

バーチャルオフィスで住所のみ借りるべきか、別形態のオフィスを利用すべきか悩んでいる方は、ぜひ各メリットとオフィスに求める条件を照らし合わせてご検討ください。

低コストでプライバシーを守れる

バーチャルオフィスで住所のみ借りれば、大きなコストをかけず「対外的に公開できる拠点」が手に入ります。特に個人事業主(一人法人を含む)は、実質的な拠点が自宅であることも多いため、住所を取引先に明かしたりWEB上で公開したりすることへ抵抗を覚えるものです。

一方、バーチャルオフィスを契約してビジネス用の住所を取得しておけば、第三者に自宅の情報を知られるリスクを抑えられます。例えば、ビジネス上で深刻なクレームが発生したとしても、公開した住所は現住所ではないため直接自宅に訪問される可能性は低くなるでしょう。

なお、すでにプライバシー保護を目的に月数万円のオフィスを契約している場合、バーチャルオフィスへ乗り換えて住所のみ借りる形にすれば年数十万円の固定費を圧縮できます。

現住所に関係なく信用を得られる

自宅の住所をビジネス拠点として公開する場合、立地によっては社会的信用を低く見積もられます。北海道を例にすると、拠点を置いている住所が「札幌か札幌以外か」では、取引先としての信用度に異なる評価を下される懸念があるのです。

特に大金をともなう取引になるほど、自宅を事務所にしていることが不利に働く可能性があるため、そのリスクを避けるためにバーチャルオフィスを利用する方も珍しくありません。

例えば、弊社のサービスである『バーチャルオフィス札幌』をご利用の場合、審査にさえ通過すれば実際の拠点が札幌以外であっても、対外的に公開できるビジネス拠点は札幌となります。

特にBtoB(企業間取引)の場合、取引先の住所が信用度を判断する材料の1つとなるため、信用獲得のためにバーチャルオフィスの利用をぜひご検討ください。

最小限の費用でオフィス機能を手に入れられる

プライバシーや社会的信用を考慮するとき、オフィスの賃借を検討することになりますが、初期費用や維持費用としてまとまった支出を強いられることが負担となります。特にビジネスを軌道に乗せるまでの時期は、一銭たりとも無駄にできない状況です。

にもかかわらず、新たに契約するオフィス探しのために東奔西走したり、オフィスの保険料に資金を割いたりするほど無駄なことはありません。

ビジネスが軌道に乗るまで些細な臨時出費も命取りとなる以上、事業の成長と安定化へリソースを割けるように、必要最小限の費用でオフィス機能を得られるバーチャルオフィスの利用は賢明な選択だといえるでしょう。

企業の場合「クライアントが自社に訪問する可能性がある」といった理由によりオフィスが重視されるケースもありましたが、新型コロナウイルスの流行によって直接訪問の機会は減っています。

また下記のような工夫により、訪問の形を変えることで実際のオフィスを持たない欠点を補えます。

  • Zoom等によるオンライン打ち合わせを取り入れる
  • 対面が必要な場合はこちらから取引先に訪問する
  • レンタルスペースやカフェ等で打ち合わせをする

感染症流行の防止に貢献できる

通常のオフィスのほか、レンタルオフィスやシェアオフィスは複数人で空間を共有するため、どうしてもウイルス感染のリスクが付きまといます。

その点、在宅ワークで大部分の業務を完結させられる業種であれば、バーチャルオフィスの貸し住所に拠点を置き、基本のコミュニケーションはメールやビデオ通話で代替して業務を回せます。この形であれば、対面でコミュニケーションを行う体制より感染リスクを抑えられます。

バーチャルオフィスの利用と在宅ワークの導入により、ご自身や従業員、ひいてはそのご家族を守る働き方を実現できる点も判断材料として加えてみてください。

バーチャルオフィスを利用するデメリットと注意点

バーチャルオフィスは完璧なサービスではありません。

メリットと対になる形でデメリットや注意点が存在するため、いくつかの点に注意が必要です。また、業種によってはコスト削減・信用度向上・感染症防止の効果が薄く、期待通りの効果を得られない可能性があります。

バーチャルオフィスの利用に関心がある方は、ぜひ本章をご一読ください。

特定の業種では許認可が下りない可能性がある

バーチャルオフィスを利用することで、特定の業種に必要となる許認可を得られない場合があります。

一例として弁護士や税理士などの士業や、有料職業紹介や一般労働者派遣事業などの人材派遣業が挙げられます。これらを含む下記のような業種では、法律・所属団体の規定により事務所スペースが必要となるため、バーチャルオフィスで住所のみを借りる形では開業できません。

◆ 事務所などのスペースが必要とされる業種 ◆
不動産業、建設業、古物商、金融商品取引業者、士業、経営管理ビザ、人材派遣業、貸金業、質屋営業、探偵業

また、バーチャルオフィスは賃貸借契約ではないため賃貸借契約書が発行されません。許認可取得に賃貸借契約書の提出を求められる場合は、賃貸借契約書が発行される形態のオフィスをご検討ください。

楽天・ヤフーショッピング・AmazonなどのECモールへの出店も、バーチャルオフィスの住所が認められていないケースがあるため、各ECモールが公開する最新の利用規約をご覧のうえ、ご判断をお願いいたします。

手元に郵便物が届くまでに時間差が生じる

バーチャルオフィスの住所宛てに届いた郵便物は、基本的に一定期間ごとにご指定の住所(ご自宅等)に転送する形となります。郵便物が現住所に直接届かない都合上、配達物が本来の到着日より遅れて手元に届くことになるため、利用検討の際にはその点もご考慮ください。

目安としては、最大で1週間~10日前後の遅れが生じる可能性があります。

複数事業者で住所被りが発生する

バーチャルオフィスにかかわらず、オフィスを賃借すれば複数事業者と住所を共有することになります。原則、問題になることはありませんが、住所でネット検索した際に同一住所で複数事業者が表示される可能性があります。

仮に同一住所の利用者が犯罪行為を行うと、その住所と紐づいている別の利用者にまで悪いイメージが波及する懸念があるのです。このリスクを考慮してオフィスの賃借に抵抗を覚えている場合には、厳正な審査を設けているオフィスの利用を推奨します。

例えば、弊社の場合は犯罪収益移転防止法に基づき、契約時に「顔写真付きの身分証明書」と「その他の本人確認書類」を各1点提出いただくことで、反社会的勢力やそれに準ずる組織の排除に努めています。

また住所のみで企業イメージを判断されることがないよう、サービス名やブランド名で検索したときに公式サイトがヒットするように、WEBサイトの構築やSEO対策(ネット検索時に自社サイトを表示させる施策)を行うことも有効です。

バーチャルオフィスによくある勘違い

低コストで住所のみを借りられるバーチャルオフィスは、たびたび「格安だから何らかの隠れたリスクがあるはずだ」と勘ぐられるケースがあります。その際に勘違いが広まってしまい、誤った認識をお持ちになったままの方がいます。

特に銀行口座(法人口座)の開設や保険関連は誤情報が横行しているため、本章の解説をきっかけに銀行や官公庁のホームページなど信用できる情報元を確認してみてください。

銀行口座の開設や融資が受けにくい

バーチャルオフィスだからといって、あらゆる銀行口座の開設が難しくなることはありません。銀行側は事業内容や犯罪性の有無など、複合的に事業者の信用リスクを判断しているからです。

すでにご存知かもしれませんが、昨今では事業者のホームページが口座開設の審査判断に使われるケースも珍しくありません。ホームページに記載された会社概要や事業内容から、ビジネスの実態の有無を判断するために参照されるのです。

上記のような1つひとつの判断材料を参照した結果、総合的に見て信用リスクに問題がないと判断された場合に口座開設が行われます。「バーチャルオフィスを利用しているから」といった理由だけで審査に落ちることはないのでご安心ください。

また都市銀行よりも、地方銀行や信用金庫の方が審査が易しい傾向にあるため、例えばビジネス拠点が北海道なら北海道銀行や北洋銀行などに相談してみることをおすすめします。

融資も同様で「バーチャルオフィスだから融資が下りない」というよりは「実績がない事業者だから融資が下りない」というケースがほとんどです。一般的に、無実績の事業者が銀行から創業融資を受けることはハードルが高いため、まずは日本政策公庫の利用を推奨します。

法人口座の開設に関心がある方は、以下コラムもあわせてご一読ください。

社会保険や雇用保険へ加入しにくい

バーチャルオフィスのデメリットとして「社会保険や雇用保険に加入しにくい」という声が挙げられますが、このような事実は一切ありません。

社会保険に関しては、常時従業員が5人以下の個人事業所を除いて加入が義務ですし、事業規模にかかわらず「1週間の所定労働時間が20時間以上、かつ31日以上の雇用見込みがある人を雇う場合」には雇用保険制度の適用対象となります。

バーチャルオフィスを利用することとは全く関係がないため、不安な方はまず厚生労働省のホームページで正しい情報をご確認ください。

格安のバーチャルオフィスにはご注意を

ここまでバーチャルオフィスのメリット・デメリットを紹介してきましたが、バーチャルオフィスのなかでも「格安を売りにしているサービス」は、通常のバーチャルオフィスに比べてリスクが潜んでいる可能性があります。

どのような基準でバーチャルオフィスを選べば良いのか、こちらの記事で詳しく解説しました。

「住所を借りるだけのサービスだから」と適当に選ぶのではなく、しっかり各ポイントを吟味して利用するサービスを選んでみてください。

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