バーチャルオフィスとは？バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリット。
目次
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを構えることなく、低コストで郵便物転送や電話・FAX転送などを受けることができるサービスです。
一部の業種を除き、個人事業主としての開業や法人登記が可能なため、特に初期費用を抑えたいベンチャー企業やスタートアップには有用な選択肢となります。
この記事では、バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットについてそれぞれみていきましょう。
バーチャルオフィスを利用するメリット
プライバシーを守り社会的信用を得る
バーチャルオフィスを利用すると、ご自宅の住所を不特定多数の方に知られなくて済むというプライバシー上のメリットがあります。
もし、あなたのご自宅が登記可能な住所であったとしても、WEBサイトに自宅住所が晒されることで、失敗は許されなくなります。ネット上には半永久的に情報が掲載される可能性があるからです。
また、自宅で開業し事業所とすると、どうしても規模を小さく見られたり、軽んじられる傾向があります。
これは女性のみならず、社会的信用度という点でバーチャルオフィスを利用する方すべてに共通した大きなメリットです。
また、バーチャルオフィスでは法人登記が可能です。個人事業主の方は開業届の納税地や事業所欄にバーチャルオフィスの住所を記載することができます。そのため、法人・個人ともにプライバシーを考慮した上で、名刺やパンフレットに記載可能な住所としてご利用いただけます。
これから、開業や起業を考えられている方はもちろんですが、既にオフィスや事業所を構えている方も、今一度、固定費の圧縮を検討されることをお勧めします。
初期費用（イニシャルコスト）や維持費（ランニングコスト）を抑える
当然ですが、法人登記や個人事業主としての開業には、ある程度の初期費用がかかります。しかしながら、多くの方にとって最初にかけられるお金は無尽蔵にあるわけではありません。
特にオフィスを借りるとなると、毎月の家賃だけではなく、最初に半年から１年分の家賃や仲介手数料・火災保険料など、多くのイニシャルコストが重くのしかかってきます。
また、一旦オフィスや事務所を構えてしまうと、水道光熱費やFAX・コピー機など、家賃以外にも必要以上に出て行ってしまうランニングコストが増えます。
もちろん、事業計画を練りに練って起業や開業を目指されている方がほとんどだと思いますが、臨時出費はあっても臨時収入はないのが世（経営）の常です。起業や開業から１年後には約３割の法人・個人事業主が廃業していることからも、それは明らかです。
それであれば、リスクを最小限に留め、必要な場所へお金をかけるということは、今の時代、非常に理にかなっているのではないでしょうか。
現に、オフィスなどの固定費を少しでも安く済ませ、本当にお金を稼いでくれる「ヒト・モノ」に活きたお金を費やすという考え方が広まってきています。
今までは、「年に数回、クライアントが訪問してくる可能性があるから」という理由もあったかもしれませんが、新型コロナウィルスによってその可能性は以前よりずっと少なくなりました。
また、下記に記載するような工夫をして柔軟に対応することもできます。
- 対面での打ち合わせは極力避け、Zoomなどオンラインの非対面打ち合わせを積極的に導入する。
- どうしても対面打ち合わせが必要な場合には率先してこちらから訪問する。
- クライアントが訪問してきた際には、外のカフェスペースを利用する。
これからのニューノーマル。感染拡大防止。
人の流れが増えれば新型コロナウィルスなどウィルス感染への可能性も必然的に高くなります。オフィス内だけではなく、通勤経路や電車の中など、感染経路不明の方も増加傾向にあります。
その点、バーチャルオフィスは人との接触を抑えられるため非常に有効です。
あなたご自身や、そこで働く従業員、延いてはそのご家族を護るためにも、これからのニューノーマルとしてバーチャルオフィスをご検討ください。
バーチャルオフィスを利用するデメリット
特定の業種では許認可が下りない可能性
特定の業種には許認可が下りないといったこともデメリットとして挙げられます。例えば、弁護士や税理士などの士業や、有料職業紹介・一般労働者派遣事業などの人材派遣業です。他にも、下記枠内のような業種では、それぞれ法律や所属する団体のルールにより事務所スペースが必要となりますのでバーチャルオフィスを利用した開業はできません。
◆ 事務所などのスペースが必要とされる業種 ◆
不動産業、建設業、古物商、金融商品取引業者、士業、経営管理ビザ、人材派遣業、貸金業、質屋営業、探偵業
また、バーチャルオフィスは賃貸借契約ではないので賃貸借契約書は発行されません。そのため、賃貸借契約書の提出が必要な許認可の場合もご注意ください。
楽天・ヤフーショッピング・AmazonなどのECモールへの出店をご検討中の方も、バーチャルオフィスの住所が認められていないケースもありますので、各ECモールの利用規約をよくご確認のうえ、お申し込みください。
郵便物・郵送物の遅れ
バーチャルオフィスをご利用の場合、週に一度の転送とさせていただいているため、郵送物がお手元に届くまでのタイムラグが生じる可能性があります。
最大で１週間〜１０日間前後の遅れが生じる可能性がありますので、その点もよくご検討ください。
複数事業者で住所が重複する
これはオフィスビルなどでも同じことが言えるため、バーチャルオフィスだけのデメリットではないかもしれませんが、多くの事業者が同じ住所を使うため、検索の際に複数事業者が同一住所で出てくる可能性があります。
しかし、Googleマップなどマップ検索以外に「住所」で検索する方はいません。通常、検索はそのサービス名やブランド名に関わるワードでおこなわれるため、より重要なのはご自身のWEBサイトの構築方法やSEO対策などの「手段」です。
また、同一住所利用者が犯罪行為などを行うと、その住所自体のイメージが汚される可能性があります。そのため「怪しい」など、ブランドイメージが毀損されるのを恐れ、バーチャルオフィスの利用に二の足を踏まれる方もいらっしゃるかもしれません。
弊社では、「犯罪収益移転防止法」に基づき、ご契約時に顔写真付きの身分証明書１点と、その他ご本人様確認書類の提出１点を必須とすることで、審査を厳格化しております。
銀行口座の開設や融資が受けにくい
これはバーチャルオフィスに限ったことではありませんが、「銀行口座は必ず開設できます」と断言することはできません。しかし、逆にバーチャルオフィスだからといって口座開設が難しいといったこともありません。
なぜなら、銀行側は事業内容や犯罪性の有無など、複合的に口座開設の可否を判断しているからです。
しかしながら、都市銀行より地方銀行や信用金庫の方が口座を開設しやすいなどの傾向はありますので、北海道では北海道銀行や北洋銀行などに相談してみることをお勧めします。
また、融資についても、バーチャルオフィスだから融資が下りないという訳ではなく、一般的に創業融資は全く実績のない銀行から受けるのはハードルが高いため、まずは日本政策金融公庫などの利用をお勧めします。
法人の銀行口座開設についてのお役立ちコラムは以下URLからご覧ください。
社会保険や雇用保険への加入が困難
これもバーチャルオフィスのデメリットとして挙げられることですが、そのような事実は一切ありません。
むしろ、社会保険については常時従業員が5人以下の個人事業所を除き加入が義務付けられていますし、事業所規模にかかわらず、１週間の所定労働時間が20時間以上、且つ、31日以上の雇用見込がある人を雇い入れた場合は雇用保険制度の適用対象となります。
社会保険や雇用保険についての詳細は、下記、厚生労働省ホームページよりご確認ください。
出典：厚生労働省ホームページ
